资料管理工作是一项系统工程，是涉及各个专业的一项复合型工作，要保证资料收集的完整、准确、系统、规范，能真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程，那么外包工程资料如何管理呢?下面，天才小编给大家整理了相关的项目管理技巧。
1、加大宣传，提高意识。在工程建设初期，工程项目管理单位应高度重视和加强档案法规、工程档案基本知识的宣传教育工作，要求工程管理、监理、施工单位人员学习档案基础知识和施工过程中原始签证资料操作方法及对竣工资料整编、工程项目验收的基本要求，使他们在工程开工之初就了解档案业务，具备较强的档案意识，为提高竣工档案资料质量打下基础。
2、加强培训，提高能力。在工程建设过程中，工程项目管理单位应注重资料管理和整编方面的培训。一是对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训;二是对专业档案管理人员适当进行工程专业知识培训。
3、健全制度，落实责任。工程建设初期就要建立和完善以档案管理责任制为核心的工程资料管理办法，明确施工单位在工程档案形成过程中应承担的职责，制定统一的资料编制要求和细则，规范工程资料的管理。
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4、过程参与，同步管理。从工程建设筹划开始，档案人员就应要求工程部门的专职档案人员从依据性文件开始就参与其中，按照文件的顺序、图纸的编号进行登记，建立借阅制度。要严格执行工程资料编制工作“三同步”管理制度，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步。
2工程资料管理问题研究
(一)从工程项目立项抓起是做好竣工资料的前提。
目前，工程建设项目大多实行项目法人负责制的管理模式，项目法人既然对整个项目负责，自然也就意味着对项目的竣工资料负责，从工程项目立项开始就设立工程项目资料管理机构和管理人员，负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作，负责对施工单位竣工资料的指导、监督。针对管道建设工程项目规模大，周期长，监理及施工单位多等特征，竣工资料编制工作实行“三同步”管理制度，即工程立项开始和竣工资料收集同步;工程施工过程和竣工资料形成同步;工程完工验收和工程资料验收同步。将资料管理贯穿到工程施工的全过程。
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(二)建立健全资料管理制度是做好竣工资料档案的工作基础。
原油管道建设施工单位、监理单位来自全国各地，他们大都按照各自长期形成的习惯进行工程管理，对资料管理也都按习惯做法立卷归档。而作为一个项目工程，则要求所有归档的资料具有准确、齐全、规范的特征。因此，项目管理部门在工程建设初期(而不是中后期)就应结合工程项目的实际情况，制定适合本工程项目的资料管理规定，明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。工程项目管理单位和监理单位，在项目开始之初就应制定出一套可行的、适合本工程特征的竣工资料所要求的表格及样本，以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据，好操作，这样，才能避免资料格式的多样性、不规范性。只有加强工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。
3建立健全资料管理制度
工程项目部工程管理部门，在工程项目建设初期就应结合工程项目实际情况，制定相应的工程项目资料管理办法，明确项目技术人员及资料员等在工程资料形成过程中各自应负的责任。只有在工程项目建设过程中资料的有序进行，才能保证资料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证资料记录齐全、完整、规范，资料填写才不会出现前后矛盾现象。
项目资料的管理应分三级管理:项目经理和项目总工向公司分管生产的副总经理和总工程师签定责任状;项目技术科科长向项目经理和总工程师签定责任状;资料员向技术科科长签定责任状。各专业人员也要各负其职。比如:材料员要将各种材料的合格证如数移交项目资料员，并将采购数量告知试验员，(如钢材数量)以便进行批量取样、送检等，并取得试验报告 ;质检员要将每个工序的检查结果如实告知资料员，以便准确填写具体内容;技术员要将设计变更、技术交底、图纸会审、施工组织设计、方案等及时移交资料员，特别是工程竣工图的绘制，更需技术员与资料员一起根据变更设计逐一的修改，为以后的改(扩)建工作提供有据可查、真实可信的资料。
建设、施工及监理单位各级管理人员要责任到人，各工种工作人员相互积极配合，真正认识资料在工程建设中的重要性，就不难杜绝资料和进度不相适应，资料滞后于进度的问题，确保资料收集、整理的及时性与完整性。
