相比一般的档案管理，工程项目的档案管理更加具有系统性、专业性。其档案贯穿于工程实施的全过程，那么工程档案怎样管理呢?现在，小编就整理出管理工程的相关信息。

基建工程档案管理特点

(一)档案资料收集难

首先建设部门缺少管理运营理念， 只建不管。建设部门缺少管理运营理念，只建不管。基建工程的建设一般由基建科负责，竣工后就交给总务科负责管理。保修期过后，使用过程如果不出现严重质量问题，基建科就不再介入。因此，基建科只重视设计、施工质量，忽视对与建筑物管理有密切关系的基建档案工作，建设过程中对规范不重视、方案随意变更、档案临时拼凑的现象屡屡发生，工程档案完整收集相当困难，其次工程档案归档周期长。一个工程的档案资料从竣工到归档，最少需半年的时间。一个工程的建设从立项到设计到施工、到竣工，往往都是跨年度的。最后工程涉及单位多、部门广。每当要新开一项建筑工程，首先需要立项，要征得主管部门和控制国家基本工程的省计划部门的批准，列入投资计划，取得固定资产投资许可证;其次, 该建筑要符合环保、消防的有关规定，需得到环保部门、消防部门的认可;然后该建筑一定要符合市的城市总体规划，得到规划局的同意，取得建设工程规划许可证;

(二)档案资料不准确

由于档案资料形成的时间较长，一些在施工中临时发生的变更，由于施工人员对档案重要性认识不足，往往很难反映到竣工资料中。

档案人员只懂档案知识，不懂工程技术知识，交来什么，收集什么，难以确定档案的内容是否真实反映工程竣工时的实际情况和建设过程，判断不清是否图物相符，不能有效识别技术数据是否准确可靠。

这些原因造成一些工程档案资料的不准确，给以后的提供利用带来不利。

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(三)科学提供利用水平低

首先工程档案的综合性、专业性比较强，涉及几十个专业，如:工程地质、测绘、城市规划、工民建、给排水、园林绿化、环保等，档案工作人员的知识面太窄，对工程技术知识略知一二，甚至更本不懂，只能为利用者提供一些原始图纸、批文等档案资料，很少能提供准确、系统、高效的服务， 更不用说进行档案的编研了。其次基建档案利用工作的一项重要任务是为工程规划、建设、管理的决策提供服务。这一点，还未被人们充分认识到。

(四)声像档案收集难

首先拍摄难。一方面表现在对工程建设原貌拍摄上难以控制。不少工程没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全, 大多数工程没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。其次收集难，拍摄工作主要是科教科负责,随机性强, 档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握, 工作往往处于被动, 收集上难以控制。这些档案即使交给档案部门了, 也是星星点点, 很不完整。

如何完善工程项目档案管理

做好项目实施前的准备工作。先期介入，控制为主。在工程准备阶段，建设单位首先要贯彻精神，把档案方面的规定要求向参与的单位和部门进行宣传。每一个工程的建设都会涉及设计、施工、监理等多个单位以及建设单位不同的部门。不同单位和部门在工程的各个阶段又有不同的资料收集任务，所以必须落实好各单位、各部门的责任。因此，为了确保每个基建项目的档案资料能按时、按质、按要求收集齐全，建设单位首先应在各种施工合同中明确有关单位在档案资料收集方面的要求及违约责任，做到以预防为主的重点。

档案管理要明确范围，突出重点。总的来说，每一个工程项目都必须经过工程准备、监理、施工、竣工验收等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如，在工程准备阶段有立项文件、建设用地审批文件、勘测设计文件、招投标文件、开工审批文件、预算文件、工程管理机构文件等;在监理方面有监理规划、监理会议纪要、进度控制、质量控制、造价控制和监理总结等;在施工阶段有土建工程资料、安装工程资料、基础设施文件、材料检测文件和各种施工试验及施工记录文件等;竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、工程竣工总结、竣工验收记录、工程决算及交付使用财产文件、声像及电子档案文件等。不过，对于不同地区、不同规模、不同使用功能的项目在每个阶段所产生的文件资料又有所不同。因此要把握重点，抓住主要环节。

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促进档案信息化建设。

档案工作人员要树立档案信息意识。马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

做好工程项目建设过程中重点步骤的工程档案质量控制。

①工程准备阶段的档案资料质量控制。工程准备阶段主要是项目报建的相关程序和设计资料。报建方面,按照国家既定的程序进行,资料上基本齐全,重点是设计资料中施工图设计(含变更)档案资料的质量控制。

做好设计文件质量的控制,首要的一点是资料人员要了解各设计院的特点,做好验核工作,验核的主要包括:清单与实物是否相符,目录与内容是否一致;图纸的工程名称、单元名称、项目号、图号等是否与规定的一致;本次来图与历次的来图有无矛盾或错误,代材单、变更单、工程联络单是否规范、有无重号或空号,存在哪些复印件、传真件,修改量大约占多少等情况。验核应做到:发现问题及时进行汇总、处理,不能及时处理的应做好跟踪。

②施工建设阶段档案资料质量控制。施工建设阶段是工程实体实施阶段,做好该阶段的档案质量控制是促进建设项目实体质量的关键。该阶段应重点控制建材、设备质量资料也就是供货厂家质量档案和施工中各工序形成的文件以及施工管理文件也就是施工文件。

对厂家质量档案的控制应重点把握好以下方面:首先,全面了解施工图纸中应采购的各种货物要求情况,并进行汇总;其次,严格规范采购合同;最后,认真查验厂家质量文件真实性和完整性。

③竣工阶段档案资料质量控制。竣工阶段是对工程的总结和评估,是对工程达到设计目标与否的认可,该阶段的资料作为结论性的文件重要性不言而喻。该阶段档案资料的质量应从以下方面控制:一是竣工预验收阶段施工方对档案资料的自查和监理、建设方的全面检查;二是竣工验收时城建档案管理部门及质检等相关单位对档案资料的抽查,并严格规范执行竣工验收制度,保证档案资料的质量。